¿Que es Ofimática? Definición y ejemplos

La ofimática es el conjunto de herramientas, aplicaciones, programas, técnicas y métodos utilizados para optimizar, automatizar y hacer de manera más eficiente las actividades y tareas de trabajo o estudio realizadas en una computadora personal generalmente en un espacio de trabajo de oficina.

La palabra ofimática es un acrónimo de oficina (ofi) e informática (matica) teniendo como sinónimos burótica, automatización de escritorios y automatización de oficinas.

La definición de ofimática fue establecida para el trabajo en oficina, sin embargo actualmente las herramientas ofimáticas tienen aplicación para cualquier actividad realizada en las computadoras personales de cualquier tipo las cuales son utilizadas por personas de cualquier edad quienes utilizan las computadoras como herramienta de estudio, aprendizaje, entretenimiento, ocio o como herramienta para proyectos profesionales personales.

En resumen lo que es la ofimática es cualquier dispositivo informático o herramienta digital que ayuda a simplificar, facilitar y mejorar procedimientos para ejecutar tareas de manera más fácil y rápido.

Las actividades cotidianas de oficina que requieren de optimización son:

• Creación y edición de documentos de texto.
• Hojas de cálculo y análisis de datos.
• Presentaciones de texto con imágenes.
• Agenda y anotaciones.
• Almacenamiento, Organización y Transferencia de Archivos.
• Gestión y almacenamiento de archivos en la nube.
• Gestión de Bases de Datos.
• Aplicaciones específicas: Calculadora, Editor de Imágenes.
• Comunicación: Correo electrónico, mensajería de texto y voz, redes sociales.

La ofimática emplea todo tipo de herramientas físicas y digitales, es decir hardware y software, a los que se les denomina herramientas ofimáticas.

Estas herramientas ofimáticas son de uso cotidiano y rutinario para cualquier persona que haga uso de una computadora personal y complementos como herramienta de trabajo.

Las herramientas ofimáticas a nivel hardware son cualquier tipo de dispositivo de entrada y salida que funcionen como herramientas para optimizar y facilitar una tarea o proceso.

Desde el comienzo de la ofimática en los años 70, se sustituyeron máquinas de escribir por computadoras y eventualmente por equipos cada vez más modernos. Actualmente las computadoras integran herramientas sofisticadas que definen el nivel de productividad de las labores de oficina de las personas.

Una persona que requiere pasar un texto a un archivo digital actualmente puede hacerlo en pocos minutos con aplicaciones de dictado por voz o aún más rápido con el escaneo del texto sin tener que teclearlo manualmente.

Las herramientas ofimáticas tienen un desarrollo constante en tecnología y diseño de interacción con el usuario, de manera que para las personas es más fácil y rápido aprender y dominarlas para emplearlas en su vida cotidiana y en sus actividades laborales.

Las herramientas ofimáticas mas usadas actualmente son los programas de gestión de documentos de la Suite de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, etc. Son también claros ejemplos de software de aplicación.

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Con la integración del internet en la vida cotidiana, mismo que ha representado un desarrollo constante en cómo se transmite y consume información, la ofimática ha tenido una evolución llevando las herramientas ofimáticas a un nivel superior de simplificación y optimización.

Actualmente para la ofimática el internet es una herramienta básica, porque define el nivel de alcance de comunicación. Gracias a esto los documentos y archivos creados se pueden compartir en segundos para optimizar los procesos y aumentar la productividad en un equipo de trabajo.

La cantidad de emails de trabajo enviados al día en el mundo es de aproximadamente 205 billones. Un trabajador de oficina promedio recibe y envía aproximadamente 122 emails en total al día, 88 de los cuales son emails recibidos y 34 son emails enviados. El correo electrónico predomina como el medio de comunicación principal dentro del medio de negocios, sin embargo las redes sociales registran un crecimiento constante.

Lo que es la ofimática es el uso correcto de herramientas y aplicaciones para incrementar la productividad de una organización, empresa y a nivel personal.