¿Cómo guardar un archivo en PDF? Guía completa

Si eres de los usuarios que desean enviar documentos que se puedan leer, más no modificar, guardar un archivo en PDF es la mejor de las alternativas que tienes para llevar a cabo esta tarea. Hoy, te dejamos todos los detalles sobre este sencillo, pero interesante tema, que te ayudará a difundir material sin mayor preocupación.

¿Qué es el formato PDF?

El formato de Documento Portátil (PDF), se distingue como un método que nos permite lograr que un archivo mantenga y conserve en todo momento su estado original. Este tipo de formatos mantiene intactas las imágenes, los textos, y toda la maquetación que se le coloque a un documento.

Cabe destacar que, para poder visualizar dicho archivo, es necesario que las computadoras y demás equipos tecnológicos cuenten con el programa de “Adobe Acrobat Reader”.

Orígenes del formato PDF

El formato de los documentos en PDF y el programa que permitía que este se pudiera visualizar, tuvo sus inicios en el año 1991. Siendo para aquella época un tipo de programa poco comercial y de muy baja utilidad para los usuarios.

Con el paso de los años y desde 1993, los formatos PDF han variado en su versión con el objetivo de que cada día sea mejor, y brinde las mejores oportunidades a la gran multitud de usuarios que en la actualidad hace uso de dicho formato seguro y confiable.

Métodos para guardar un archivo en PDF

Debes saber que, convertir un documento en formato PDF es una actividad muy fácil de llevar a cabo. Por ello en las próximas líneas, te describiremos algunos de los programas más utilizados para realizar la conversión del documento:

A través de los programas de Microsoft Office

Una vez tengas instalado y actualizado en tu equipo los programas de Microsoft Office, la conversión de los documentos a formato PDF es más sencilla de lo que se puede pensar. Para ello debes realizar los siguientes pasos: 

1. Busca en el equipo el archivo que desees guardar en PDF, bien sea de Word, Excel o PowerPoint y procede a abrirlo.
2. Ubica la opción de “Archivo” situada en la parte superior de la barra de menú del programa, específicamente en la parte superior izquierda de la pantalla de la PC.
3. Ahora busca la opción de “Guardar Como” y haz clic allí (en algunas versiones del Office se debe seleccionar en la opción de “Exportar”).

4. Una vez que se despliegue la nueva ventana, deberás hacer clic en las opciones del formato de los archivos y buscar la opción de PDF.

Con esto, ya puedes colocar el nombre del archivo que desees, elegir el lugar en donde deseas guardarlo, y presionar sobre el recuadro “Guardar”.  Como puedes ver, son muy sencillos los pasos a seguir para tener un archivo de Microsoft Office en formato PDF.

Cómo guardar un archivo en PDF en los sistemas de Mac OS y Windows 10

En caso de que dispongas de una computadora con sistema Mac OS X, debes realizar el siguiente procedimiento para guardar un archivo en PDF en tan solo segundos, toma nota:

1. Comienza por abrir el documento, archivo o página web que desees transformar a formato PDF.
2. Posteriormente sitúa la opción de “Archivo” (esta se ubica en la parte superior izquierda de la barra de menú de las opciones del documento que has abierto).
3. Ahora debes hacer clic en la opción de “Imprimir” y seleccionar el recuadro de “PDF”.  

4. Una vez se despliegue el menú, deberás hacer clic en “Guardar como PDF”, añade un nombre al archivo, la ubicación, y selecciona la opción de “Guardar”.

Guardar un archivo PDF en este tipo de sistemas, es prácticamente igual a cuando se utilizan los programas de ofimática. Basta con tener un poco de paciencia y práctica para almacenar los archivos.

Cómo guardar un archivo en PDF mediante las plataformas en línea

Si no dispones de ninguno de los programas antes detallados, no te debes preocupar, ya que en la actualidad existen plataformas web que te permite convertir un archivo y guardarlo en formato PDF de forma rápida y sencilla. Para ello sigue los pasos que te mencionamos a continuación:

1. Ingresa al navegador de internet y escribe “Convertido de archivos PDF”. Allí encontrarás varias plataformas que las puedes utilizar totalmente gratis.
2. Luego de ingresar a la página, solo deberás seleccionar el documento que desees guardar en formato PDF.

3. Pulsa el botón de convertir y el sistema de manera automática descargará el documento que ha guardado en dicho formato.

Así de sencillo son los pasos que puedes utilizar para guardar cualquier documento en formato PDF a través  de las páginas web que se encuentran en línea. Basta con tomar unos minutos para navegar por internet, y seleccionar la plataforma que más se adecúe a lo que estás buscando.

Principales características de los archivos en formato PDF

Tener la posibilidad de guardar un archivo en PDF, es poder contar con un sistema que proporciona una gran cantidad de características y ventajas de suma importancia, entre las más destacadas podemos mencionar:

• Es un formato multiplataforma, ya que se puede utilizar y visualizar en los principales sistemas operativos, siempre y cuando cuentes con la instalación del programa “Adobe Acrobat Reader”.
• Tiene la capacidad de que permite combinar diversos elementos de la informática, es decir, en un mismo documento se pueden encontrar textos, imágenes, enlaces, vídeos, entre otros y este, no cambiará su estructura original.
• Asimismo se caracteriza por ser un formato que mantiene en todo momento el orden del documento, al enviarlo no pierde esta característica como sucede con otros programas.
• Al guardar un archivo en PDF tienes la posibilidad de cifrarlo o firmarlo digitalmente para que no pueda ser modificado y su contenido quede protegido ante cualquier amenaza.
• Los archivos en PDF pueden ser guardados desde diversos programas, tal como se mencionó en los pasos anteriores.

Como puedes ver, guardar un archivo en PDF proporciona muchos más beneficios de lo que se puede pensar, ventajas que van desde lo más simple, hasta aspectos más complejos, tal como la seguridad de la información que se suministra en dicho documento.